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货代公司的操作流程
加入日期:2012/2/22 11:13:29    点击数:936

货代公司及操作部工作流程

一.客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:

1)托运人/发货人2)船公司/船名/航次或船期3)起运港4)目的港/中转港5)货名6)柜型、柜量7)运价8)托运人的签字、盖章


二.操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:

6)需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认);

1)客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;

2)托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;

3)订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;

4).客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。

5)客服人员应在台帐上相应位置签字。

6)需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理

7)费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALLIN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;


三.客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4.订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆。

四.订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:

1)新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。

2)工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头。

3)输入费用明细-主要是应收费用。

4)订舱确认–输入订舱号。

输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。

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